Mitarbeitern Feedback geben: effektive Tipps und Beispielsätze

Feedback wird schnell zum Spießrutenlauf. Verständlich, denn nicht wenige Mitarbeiter reagieren empfindlich auf subjektiv wahrgenommene Kritik. Dies kann im Zweifel dazu führen, wertvolle Chancen zu verpassen und wichtige Ziele zu verfehlen.

Berücksichtigen Sie als Feedbackgeber hingegen einige Regeln, lassen sich konstruktive Veränderungen erzielen, die jeden Kollegen zum Besten seiner selbst befähigen. Im Folgenden stellen wir Ihnen Ansätze und Methoden mit praxisnahen Beispielen vor, deren Feedback den Wunsch nach Wachstum Wirklichkeit werden lässt.

Feedback: Kritik in allen Lebenslagen

Feedbackgespräche gehören zu einem proaktiven, erfolgreichen Führungsstil. Rückmeldungen werden in mannigfaltigen Situationen erforderlich und sollten immer konstruktiv sein.

Nach der Probezeit (ca. 3 bis 6 Monate nach Eintritt)
Jahresgespräch / Zielvereinbarungsgespräch (einmal jährlich zu Gehalt oder Weiterbildungen)
Projektabschlussgespräch (Beobachtungen, lessons learned)
Gespräch zur Karriereentwicklung (zu fehlenden Skills oder Perspektiven)
Rückkehrgespräch (nach Krankheit oder Elternzeit)

Wichtig: Sowohl positive als auch negative oder neutrale Situationen können Anlass für ein Feedbackgespräch sein. Positives Feedback dient dazu, gezeigtes Verhalten zu verstärken, da Gelobtes gerne wiederholt wird (intrinsische Motivation). Negatives sollte zeitnah besprochen werden, damit sich kleine Probleme nicht zu großen auswachsen. Neutraler Natur sind die Klärung beidseitiger Erwartungen und die Vermeidung von Missverständnissen, um bei Zielen eine klare Linie zu finden.

Feedback geben: Einflussfaktoren auf Feedbackgespräche

Bei Feedbackgesprächen gibt es sowohl von Führungskräften als auch vonseiten des Mitarbeiters verschiedene Einflussfaktoren.

Bei der Führungskraft:

Ziele und Haltung: Möchten Sie helfen oder bestrafen? Mitarbeiter spüren, ob Sie es beim Feedback geben wertschätzend oder herablassend meinen.
Vorbereitung: Halten Sie relevante Zahlen und Fakten griffbereit.
Timing: Sprechen Sie kleine Dinge sofort an, um Missverständnisse zu vermeiden. Gewichtige Themen benötigen genug Zeit und einen ruhigen Ort, kein Setting zwischen Tür und Angel während des Arbeitens.

Beim Mitarbeiter:

Stresslevel und Tagesform: Stehen Deadlines an oder gibt es private Belastungen?
Erfahrung und Wahrnehmung: Berufsanfänger brauchen Anleitung beim Arbeiten, erfahrene Mitarbeiter einen Sparringspartner.
Vertrauensverhältnis: Stimmt die Basis, ist auch die Bereitschaft vorhanden, mit Botschaften umzugehen.
Wunsch nach Weiterentwicklung: Ist dieser nicht erkennbar, sollten Sie zunächst die Motivation klären.

Tipps für effektive Kommunikation

Der Kommunikation kommt hinsichtlich des Feedbacks ein zentraler Stellenwert zu. Konzentrieren Führungskräfte sich auf Ereignisse, Vorgehensweisen und Aspekte von Problemen, sind subjektive Vorwürfe obsolet. Für einen zielführenden, problemorientierten Ansatz muss richtig kommuniziert werden. Hier sind unsere wichtigsten Tipps für konstruktive Gespräche mit Mitarbeitern:

Wählen Sie Ich-Botschaften für ein emotionsfreies Kommunizieren.
Äußern Sie Lob und Kritik im Verhältnis 3:1; das heißt, dass auf drei positive Botschaften eine kritische folgt.
Je größer das Machtgefälle, desto vorsichtiger sollten Feedbackgeber Ihre Kritik formulieren.
Berücksichtigen Sie die Feedbackkultur des Unternehmens; etwa eine gelebte Fehlerkultur. Ist konstruktives Feedback üblich oder eher tabubehaftet? Gibt es vielleicht Feedbackregeln im Unternehmen?
Beziehen Sie das Feedback auf das Verhalten statt auf die Person. Formulieren Sie es wertschätzend, konkret und beobachtbar.
Erklären Sie Ursache und Wirkung. Nicht Vorwürfe, sondern der Zukunftsfokus sollte relevant sein.
Merke für Feedbackgeber: Wirkung = Inhalt × Beziehung × Rahmen

Methode: Gefühle artikulieren

Sie merken, dass ein Gespräch emotional eingefärbt ist und in die falsche Richtung geht? Dann kann es helfen, bewusst die Meta-Ebene aufzugreifen und Gefühle zu artikulieren – ob aufseiten des Mitarbeiters oder bei sich selbst.

Beispiele zum Feedback geben:

Ich entscheide so, weil …
Ich nehme wahr, dass …

Veränderungen und Ziele transparent benennen

Um das gegenseitige Vertrauen dauerhaft zu erhalten, empfehlen wir, Veränderungen, Regeln und Ziele stets transparent zu benennen. Das ist eine mögliche Methode, um zu vermeiden, dass einzelne Personen sich in der Zusammenarbeit übergangen oder orientierungslos fühlen.

Eigenes Verhalten als Führungskraft reflektieren

Teams orientieren sich stets an Rückmeldungen der Führungskraft, weswegen deren Fähigkeit zur Selbstreflexion unverzichtbar ist. Nehmen Sie sich nach Feierabend fünf Minuten lang Zeit dafür.

Was habe ich heute vorgelebt? Lag mein Fokus auf Pünktlichkeit, Ruhe und Wertschätzung? Oder war mein interpersoneller Stil eher von Hektik, knappen Antworten und Ablenkung geprägt?
Worauf haben die Mitarbeiter reagiert? Wann wurde es im Büro energisch, wann ruhig?
Was möchten Sie beim nächsten Mal konkret anders machen? Vielleicht zuerst zuhören, um danach Lösungen anzubieten?

Tipp: Besonders hilfreich ist das Führen eines Entscheidungstagebuchs, um Wahrnehmungen festzuhalten.

Die häufigsten Fehler der Führungskraft im Feedbackgespräch

Feedbackgespräche sind eine anspruchsvolle Aufgabe, demnach können Führungskräfte viel falsch machen. Hier stellen wir Ihnen die häufigsten Fehler vor:

Vermeiden Sie es, Lob, Kritik und Ziele zu vermischen. Teilen Sie die Rückmeldung besser in einzelne Blöcke, um diese Aspekte getrennt zu behandeln.
Zeitdruck ist Gift. Sorgen Sie daher für ein entspanntes, stressfreies Setting beim Feedback. Reservieren Sie zunächst 15 Minuten für positive Rückmeldungen, im Anschluss rund 40 bis 45 Minuten für negative Rückmeldungen.
Viele Führungskräfte hören ihrem Gegenüber nicht zu. Dann verkommt der geplante Dialog zu einem erfolglosen Monolog. Faustregel beim Feedback ist: 80 Prozent Redeanteil für Sie, 20 Prozent stehen dem Mitarbeiter zu.
Antizipieren Sie, statt Feuerwehr zu spielen, indem Sie Relevantes frühzeitig ansprechen.
Werden Sie zum seelischen Mülleimer oder Problemlöser degradiert? Dann geben Sie Fragen an den Mitarbeiter zurück; etwa durch: Was würden Sie in diesem Fall vorschlagen?
Verfallen Sie nicht der Versuchung, alles selbst zu machen. Als Führungskraft sollten Sie Mitarbeitern vertrauen und weniger Wichtiges delegieren können.
Tappen Sie nicht in die Falle der Harmoniesucht, sondern sprechen Sie Konflikte direkt an, um ein dauerhaft konstruktives Arbeitsklima zu erhalten.
Vermeiden Sie Intransparenz und begründen Sie Entscheidungen bei Bedarf.

Feeback geben: Beispielsätze für konstruktive Kritik

Um Feedback sachlich und lösungsorientiert zu formulieren, benennen Sie den konkreten Anlass, Zeitpunkt und Impact.

Beispiele für positives und negatives Feedback:

Im Projektbericht für Dr. Schulz, den Sie am Freitag eingereicht haben, sind mir folgende Aspekte aufgefallen. […] In Ihrer Auswertung fehlten zwei Punkte, und mir sind folgende Rechenfehler aufgefallen. […] Dadurch musste Claudine zwei Stunden mit der Nachbearbeitung verbringen.
Ich möchte mit Ihnen über zwei Dinge sprechen, weil diese sich auf alle auswirken. Wir müssen immer auf Sie warten und Inhalte wiederholen. Das halten andere Kollegen für unfair.
Ich habe eine Beschwerde von Frau Lieser erhalten. Lassen Sie uns mal nachsehen, was da schiefgelaufen ist. Auf die Mail des Kunden wurde erst nach 13 Tagen reagiert, obwohl wir einen 24-Stunden-Service haben.
Mit gefällt, wie du im letzten Teammeeting direkt Entscheidungen getroffen hast. Das zeigt mir, dass du deine neuen Aufgaben gut angenommen hast.
Ich habe bemerkt, dass Sie zwei Aufgaben selbst übernommen haben. Als neuer Abteilungsleiter hätten Sie diese ans Team abgeben können, um zu delegieren.
Die Einarbeitung des neuen Kollegen ist ruhig abgelaufen. Sie haben sich extra eine Stunde Zeit genommen, wodurch er sich sicherer fühlte.