Diensthandy privat nutzen: Was ist erlaubt und was nicht?
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Ein Diensthandy kann viele Vorteile haben, wie etwa die Verbesserung der Kommunikation und eine gute Erreichbarkeit der Mitarbeiter. Manche Firmenhandys sind als reines Diensthandy ausgeschrieben und für private Zwecke nicht gestattet. Andere Firmenhandys sind dagegen für die Privatnutzung vom Arbeitgeber freigegeben. Worauf müssen Sie als Arbeitnehmer achten, wenn Sie Ihr Diensthandy privat nutzen möchten, welche Regelungen betreffen Ihre Arbeitszeit und welche Kosten entstehen dadurch? Diese und weitere Fragen beantwortet der nachfolgende Artikel, der Ihnen die Rechte und Pflichten bei der Nutzung eines Diensthandys aufzeigt.
Vorteile durch ein Firmenhandy
Ein Diensthandy ist praktisch und bietet die Möglichkeit der besseren Kommunikation zwischen den Angestellten. Nicht nur Telefonate sind mit dem Smartphone möglich, sondern auch das Lesen und Beantworten von E-Mails. Hinzu kommen je nach Gerät und Ausstattung beispielsweise Kalender, Messenger oder andere berufliche Anwendungen. Das gilt nicht nur für ein Diensthandy, sondern auch für einen Firmenlaptop. Die Nutzung der Geräte ist also für die Mitarbeiter und daher für das Unternehmen wertvoll.
Besonders lukrativ ist für viele Angestellte die private Nutzung des Diensthandys, denn wenn der Arbeitgeber diese erlaubt, müssen Sie nicht zwingend ein zweites Smartphone mit sich führen, sondern haben beispielsweise ein Gerät mit zwei SIM-Kartenfächern.
Ist eine dauerhafte Erreichbarkeit gesetzlich erlaubt?
Laut dem Weisungs- und Direktionsrecht nach § 106 der Gewerbeordnung (GewO) kann der Arbeitgeber unter anderem Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung bestimmen, soweit diese nicht bereits durch andere Regelungen festgelegt sind. In den arbeitsvertraglichen Regeln sollten Sie eine Nutzungsvereinbarung zur Privatnutzung eines Diensthandys finden, auf die Sie im Falle eines Konflikts mit dem Arbeitgeber zurückgreifen. Grundsätzlich muss der Arbeitnehmer das Diensthandy akzeptieren und bei sich führen, sofern Vorgaben zur Nutzung eines Diensthandys im Arbeitsvertrag stehen.
Daraus folgt jedoch nicht automatisch, dass Arbeitnehmer jederzeit erreichbar sein müssen. Außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit besteht grundsätzlich keine Pflicht, dienstliche Anrufe oder Nachrichten jederzeit zu beantworten. Der Arbeitnehmer soll nach Feierabend oder im Urlaub zur Ruhe kommen. Ob und in welchem Umfang das Diensthandy auch außerhalb der Arbeitszeit eingeschaltet bleiben oder erreichbar sein muss, kann sich jedoch aus dem Arbeitsvertrag oder anderen arbeitsrechtlichen Regelungen ergeben.
Diensthandy privat nutzen: Was sagt der Gesetzgeber dazu?
Ein Diensthandy für private Zwecke zu nutzen, ist laut Gesetzgeber nur erlaubt, wenn der Arbeitgeber die Privatnutzung gestattet und schriftlich festhält. Eine ausdrückliche Erlaubnis seitens des Arbeitgebers muss also vorliegen, bevor Sie das Gerät privat nutzen. Außerdem ist in diesem Fall eine Nutzungsvereinbarung sinnvoll.
Ist die private Nutzung erlaubt, können Sie das Firmenhandy im vereinbarten Umfang auch privat nutzen und
- im Internet surfen,
- für die Kommunikation mit Freunden und Familie verwenden,
- zur Navigation des Privatautos benutzen,
- private Fotos und Videos aufnehmen
- sowie verschiedene Apps herunterladen.
Es ist jedoch nicht ohne Weiteres erlaubt, das Handy an Dritte weiterzureichen, zu vermieten oder zu verschenken. Ebenfalls dürfen keine Daten oder Inhalte heruntergeladen werden, die strafrechtliche Folgen haben.
In der Nutzungsvereinbarung sollte zudem aufgeführt sein, zu welchen Zeiten das Handy für private Zwecke zu nutzen ist. In vielen Unternehmen dürfen Arbeitnehmer das Smartphone nicht während der Arbeitszeit, sondern erst nach dem Feierabend privat nutzen.
Wurde Ihnen aktuell gekündigt oder verlassen Sie das Unternehmen bald? Dann müssen Sie das Diensthandy oder den Firmenlaptop an den Arbeitgeber zurückgeben, wenn es sich denn um Eigentum des Arbeitgebers handelt. Suchen Sie nach einem neuen Arbeitgeber, der Ihnen erlaubt, das Diensthandy privat zu nutzen? Dann schauen Sie sich gleich in unserer Jobbörse sz-jobs.de um und finden Sie passende Stellenangebote in Sachsen!
Private Daten auf dem Firmenhandy
Wenn Sie das Handy als Privatperson nutzen, kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres auf Ihre privaten Inhalte zugreifen und Ihr Gerät kontrollieren. Welcher Zugriff genau zulässig ist, hängt unter anderem von der konkreten Nutzung und den getroffenen Vereinbarungen ab. Außerdem gibt es die DSGVO und datenschutzrechtliche Vorgaben: Das TDDDG regelt unter anderem das Fernmeldegeheimnis, verbietet jedoch nicht pauschal jede Kontrolle des Diensthandys durch den Arbeitgeber.
Anders sieht es hingegen aus, wenn das Firmenhandy als reines Arbeitsmittel ausgeschrieben ist. Dann ist eine private Nutzung grundsätzlich nicht erlaubt. Doch auch in diesem Fall darf der Arbeitgeber das Diensthandy nicht ohne Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben umfassend kontrollieren.
Außerdem ist es möglich, die Nutzung bestimmter Apps aus betrieblichen und Datenschutzgründen zu verbieten oder einzuschränken. Im besten Fall sprechen Sie mit Ihrem Arbeitgeber ab, welchen Messenger-Dienst Sie anstelle dessen verwenden sollen. Sprechen Sie auch mit der IT-Abteilung ab, welche Apps zu Ihrer eigenen Sicherheit und Einhaltung des Datenschutzes beitragen.
Was gilt für die Privatnutzung eines Firmenlaptops?
Für die Privatnutzung eines Firmenlaptops müssen Sie ebenfalls die Vorgaben des Arbeitgebers und die gesetzlichen Regeln beachten. Den Firmenlaptop dürfen Sie nur privat nutzen, wenn der Arbeitgeber es Ihnen ausdrücklich erlaubt. Achten Sie auf eine sichere Internetverbindung, um das Risiko eines Datenlecks zu vermeiden. Andernfalls können sich Hacker auf dem Firmenlaptop einloggen und wichtige Daten stehlen. Die Sicherheit des Unternehmens und Ihrer eigenen privaten Daten sollte immer oberste Priorität haben.
Verlust und Kosten des Diensthandys
Zunächst einmal die gute Nachricht: Für Sie als Arbeitnehmer fallen in der Regel keine zusätzlichen Kosten an, wenn Sie ein Diensthandy mit Erlaubnis des Chefs privat nutzen. Sowohl die Anschaffung als auch der Tarif sind für Sie nach § 3 Nr. 45 des Einkommensteuergesetzes (EStG) steuerfrei, wenn es sich um die dort genannten betrieblichen Geräte und Leistungen handelt.
Das Unternehmen setzt die entstandenen Kosten zum Teil als Betriebsausgaben ab und bietet seinen Mitarbeitern die Möglichkeit, das Arbeitshandy oder den Firmenlaptop kostenfrei zu nutzen. Somit entsteht eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber, die als Anreiz für Neubewerber dienen kann. Schauen Sie daher bei zukünftigen Stellenanzeigen, ob der neue Arbeitgeber ein Firmenhandy zur privaten Nutzung freigibt. Viele Unternehmen wählen eine Telefon- und SMS-Flatrate, die alle Kosten deckelt. Andere Unternehmen stellen den Mitarbeitern einen fixen Betrag pro Monat zur Kostenabdeckung zur Verfügung. Private In-App-Käufe müssen Sie als Arbeitnehmer selbst übernehmen.
Das gilt auch für Schäden, die durch grobe Fahrlässigkeit entstehen. Ein geklautes Smartphone, das Sie im Auto offen liegen gelassen haben, kann ein solcher Grund sein.
Sofern Sie kein sicheres Passwort verwenden und ein daraus resultierender Datenverlust vorliegt, kann Ihnen unter Umständen ebenso grobe Fahrlässigkeit angerechnet werden. Bei einem versehentlichen Sturz übernimmt in der Regel der Arbeitgeber die Kosten. Es kommt immer auf die Umstände und den Grad des Verschuldens an; bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Arbeitgeber beispielsweise stärker.
Fazit
Ein Diensthandy privat zu nutzen, kann viele Vorteile haben. Als Arbeitnehmer müssen Sie nicht zwei Geräte mit sich führen, sondern greifen auf ein Handy zurück. Die Kosten für die Anschaffung und den Tarif können bei einer entsprechenden Überlassung durch den Arbeitgeber steuerfrei sein. Welche Kosten der Arbeitgeber tatsächlich übernimmt, hängt von den getroffenen Vereinbarungen ab.
