Erholungsbeihilfe: Urlaub steuerbegünstigt bezuschussen

Ein paar freie Tage tun gut. Als Arbeitgeber können Sie dazu beitragen, dass Ihre Mitarbeiter ihre Auszeit entspannter planen. Mit der Erholungsbeihilfe beteiligen Sie sich an den Urlaubskosten und behalten zugleich Ihre Lohnkosten im Blick. Steuerfrei ist der Zuschuss in der Regel jedoch nicht. Durch die Pauschalbesteuerung kann er für Ihren Betrieb dennoch interessant sein.

Was hinter der Erholungsbeihilfe steckt

Die Erholungsbeihilfe ist ein zweckgebundener Zuschuss des Arbeitgebers. Er soll Arbeitnehmer dabei unterstützen, sich außerhalb des Berufs zu erholen. Dafür kommt eine Reise infrage, aber auch ein Ausflug während der Ferien kann der Erholung dienen. Selbst ein Thermenbesuch am Wohnort ist möglich. Entscheidend ist der Zusammenhang mit der Erholung. Die Beihilfe kann auch Ehegatten und Kinder einbeziehen, wenn der Zuschuss deren Erholungszwecke erfüllt.

Beim gewöhnlichen Urlaubsgeld dürfen Beschäftigte dagegen frei über das Geld verfügen. Es zählt grundsätzlich zum steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn. Davon zu unterscheiden ist wiederum das Urlaubsentgelt, also die normale Vergütung während des bezahlten Urlaubs. Wenn Sie die Erholungsbeihilfe und andere Urlaubsleistungen in der Lohnabrechnung getrennt ausweisen, lässt sich der Zweck jedes Betrags nachvollziehen. Auch Sachleistungen sind möglich. Bei einer Unterkunft im betriebseigenen Ferienheim beispielsweise zählt deren Wert.

Wer einen Anspruch hat und was Sie festlegen können

Ob Sie eine Erholungsbeihilfe einführen, entscheiden Sie als Arbeitgeber grundsätzlich selbst. Ein allgemeiner gesetzlicher Anspruch besteht nicht. Ein Anspruch kann sich jedoch aus dem Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag ergeben. Auch eine Betriebsvereinbarung kann eine Zahlung verbindlich vorsehen. Wiederholte Zahlungen ohne Vorbehalt können einen Anspruch aus betrieblicher Übung begründen. Formulieren Sie deshalb frühzeitig klare Regeln für die Gewährung.

Sie bestimmen etwa, ob alle Mitarbeiter denselben Zuschuss erhalten oder ob Sie nach der Arbeitszeit unterscheiden. Dabei gilt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz. So dürfen Sie Teilzeitbeschäftigte nicht ohne sachlichen Grund benachteiligen. Auch Arbeitnehmer mit Minijob können Sie berücksichtigen. Eine Gehaltsumwandlung kommt grundsätzlich ebenfalls infrage. Sie müssen diese allerdings vor Fälligkeit des bisherigen Lohnanspruchs arbeitsrechtlich wirksam vereinbaren. Einen bestimmten Reiseort brauchen Sie dafür nicht vorzugeben. Auch bei einem Urlaub zu Hause ist die Förderung möglich. Für die Begünstigung zählt nur, dass die Beihilfe Erholungszwecke erfüllt.

Halten Sie die Bedingungen schriftlich fest:

• Wer die Leistung erhält und welche Angehörigen einbezogen werden
• Welche Höhe Sie bewilligen und wie oft eine Auszahlung möglich ist
• Bis wann Beschäftigte ihren Urlaub melden
• Welche Nachweise die Lohnbuchhaltung benötigt

Welche Freigrenzen im Kalenderjahr gelten

Für die Pauschalbesteuerung legt § 40 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 EStG feste Freigrenzen fest. Sie beziehen sich auf jedes Arbeitsverhältnis und jedes Kalenderjahr:

• 156 Euro für den Arbeitnehmer
• 104 Euro für Ehegatten oder eingetragene Lebenspartner
• 52 Euro je steuerlich berücksichtigungsfähigem Kind im Sinne des § 32 EStG

Verreist ein Mitarbeiter mit seinem Ehepartner und zwei Kindern, können Sie der Familie somit bis zu 364 Euro begünstigt zukommen lassen. Das sind Obergrenzen, keine vorgeschriebene Zahlung. Über die tatsächliche Höhe entscheiden Sie im Rahmen Ihrer betrieblichen Zusagen. Auch für Teilzeitkräfte gelten die steuerlichen Freigrenzen ungekürzt.

Die Freigrenzen sind keine Freibeträge. Überschreiten Sie für eine Person den zulässigen Betrag, ist die betreffende Zuwendung nicht mehr mit 25 Prozent nach dieser Regelung pauschal zu versteuern. Für sie fällt grundsätzlich die individuelle Lohnsteuer an. Die Steuer berechnet sich dann nach den persönlichen Merkmalen des Beschäftigten. Frühere, rechtmäßig pauschal versteuerte Zahlungen bleiben davon unberührt. Haben Sie im Frühjahr 100 Euro gewährt, können weitere 56 Euro begünstigt folgen. Bei einer späteren Zahlung von 70 Euro wäre hingegen diese zusätzliche Beihilfe regulär zu versteuern. Prüfen Sie daher vor jeder Zahlung die Jahressumme. Arbeiten beide Ehegatten in Ihrem Unternehmen, gelten die Grenzen je Arbeitsverhältnis. Auch gemeinsame Kinder können bei beiden Ehegatten berücksichtigt werden.

Wie Sie die Auszahlung der Erholungsbeihilfe richtig organisieren

Für das Finanzamt muss erkennbar sein, dass die Erholungsbeihilfe tatsächlich zur Erholung gedacht ist. Ein zeitlicher Zusammenhang wird angenommen, wenn die Beihilfe innerhalb von drei Monaten vor Beginn des Urlaubs oder innerhalb von drei Monaten nach dessen Ende ausgezahlt wird. Bei einer fest gebuchten Reise kann auch eine Anzahlung innerhalb der Dreimonatsfrist den zeitlichen Zusammenhang belegen.

Halten Sie den Urlaubszeitraum und die Auszahlung im Lohnkonto fest. Bei einem engen zeitlichen Zusammenhang sind normalerweise keine Hotelrechnungen oder Eintrittskarten nötig. Liegt die Beihilfe deutlich früher oder später, sollten Sie eine schriftliche Bestätigung über die konkrete Erholungsmaßnahme einholen. Damit können Sie die Verwendung gegenüber dem Finanzamt nachvollziehbar belegen.

Achten Sie außerdem auf die Jahresgrenze. Für die Zuordnung zum Kalenderjahr zählt grundsätzlich der Zufluss beim Arbeitnehmer, nicht der Termin der Reise. So gehört eine im Dezember ausgezahlte Beihilfe für den Januarurlaub noch zum alten Jahr. Den Betrag können Sie auf mehrere Urlaubsphasen verteilen. Achten Sie dabei auch auf Beträge aus vorangegangenen Abrechnungen, damit die Lohnbuchhaltung keine Auszahlung übersieht.

Wann die Erholungsbeihilfe sozialversicherungsfrei ist

Die gewöhnliche Erholungsbeihilfe ist nicht steuerfrei. Nach § 40 EStG dürfen Sie als Arbeitgeber bei einer Einhaltung der Voraussetzungen jedoch einen pauschalen Satz von 25 Prozent Lohnsteuer anwenden. Hinzu kommen 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag auf die Lohnsteuer und gegebenenfalls Kirchensteuer. Die Steuer führen Sie über die Lohnsteuer-Anmeldung an das Finanzamt ab. Übernehmen Sie die Steuer, erhält Ihr Arbeitnehmer die Beihilfe ohne Abzüge.

Ein Beispiel macht die Kosten deutlich: Bei 364 Euro Erholungsbeihilfe für eine vierköpfige Familie fallen 91 Euro pauschale Lohnsteuer und rund 5 Euro Solidaritätszuschlag an. Ohne Kirchensteuer beläuft sich Ihr Aufwand damit auf rund 460 Euro. Der Vorteil liegt in der Sozialversicherung. Bei einer korrekten Pauschalbesteuerung ist der Zuschuss nach § 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung sozialversicherungsfrei. Weder Sie noch Ihre Mitarbeiter zahlen darauf die üblichen Sozialversicherungsbeiträge. Bei Minijobs zählt eine entsprechend abgerechnete Beihilfe zudem nicht zum maßgeblichen Verdienst.

Eine tatsächlich steuerfreie Unterstützung ist davon zu unterscheiden. Beihilfen privater Arbeitgeber aus Anlass besonderer Notfälle (Krankheit, Unfälle etc.) können unter den Voraussetzungen von R 3.11 Absatz 2 der Lohnsteuer-Richtlinien bis zu 600 Euro im Jahr steuerfrei bleiben.

Warum sich die Erholungsbeihilfe für Ihr Unternehmen lohnen kann

Mit einer Erholungsbeihilfe setzen Sie ein konkretes Zeichen der Wertschätzung. Beschäftigte können die Unterstützung unmittelbar nutzen, während Sie als Arbeitgeber den finanziellen Aufwand gut planen. Im Vergleich zum regulären Urlaubsgeld kann eine pauschal versteuerte, sozialversicherungsfreie Leistung günstiger sein. Vergleichen Sie dafür die Gesamtkosten einschließlich Steuer und Sozialabgaben bei gleichem Nettobetrag. So erkennen Sie, welche Lösung zu Ihrem Vergütungsbudget passt.

Auch die Umsetzung lässt sich schlank halten. Legen Sie einen festen Antragsweg fest und informieren Sie Ihre Mitarbeiter vor der Haupturlaubszeit über die Möglichkeiten. Bei mehreren Standorten hilft eine zentrale Übersicht über die Freigrenzen im Kalenderjahr. Gehört die Erholungsbeihilfe zu Ihren festen Leistungen, erwähnen Sie sie auch in Stellenanzeigen. Sie möchten weitere Fachkräfte gewinnen? Schalten Sie Ihre freien Stellen auf unsererJobbörse sz-jobs.de und zeigen Sie, welche Vorteile Ihr Unternehmen als Arbeitgeber bietet