Personalkosten berechnen: Zusammensetzung, Formel & Beispiele
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Als Arbeitgeber wissen Sie, dass die Kosten für Ihre Angestellten weit über das Bruttogehalt hinausgehen. Deshalb müssen Sie einiges bedenken, wenn Sie die Personalkosten berechnen. Nur so können Sie realistisch kalkulieren und für potenzielle Arbeitnehmer wettbewerbsfähige Gehälter anbieten.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie Schritt für Schritt die Personalkosten berechnen können. Dabei erklären wir, woraus die Lohnnebenkosten bestehen und wie Sie mit einfachen Formeln und Beispielen Ihre tatsächlichen Kosten pro Mitarbeiter berechnen. So können Sie wichtige Kennzahlen für Ihr Unternehmen ermitteln und, zum Beispiel bei Neueinstellungen, auch Ihre Personalplanung optimieren.
Wie sich die Personalkosten zusammensetzen
Zu den Personalkosten gehören alle Ausgaben des Arbeitgebers für seine Beschäftigten. Das sind nicht nur Gehalt und Lohn, sondern auch zahlreiche zusätzliche Kosten. Hier wird grundsätzlich zwischen direkten und indirekten Personalkosten sowie fixen und variablen Kosten unterschieden.
Direkte Personalkosten sind unmittelbar mit dem Beschäftigungsverhältnis verbunden. Dazu gehören das Bruttogehalt, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, weitere Sozialabgaben und Umlagen.
Indirekte Personalkosten hingegen entstehen im Hintergrund. Das sind insbesondere Kosten für die Personalverwaltung, Einarbeitung, Fortbildungen oder Arbeitsmittel.
Personalkosten lassen sich auch nach ihrer Planbarkeit unterscheiden. Fixe Personalkosten bleiben über einen längeren Zeitraum gleich, zum Beispiel das Grundgehalt oder die monatlichen Sozialversicherungsbeiträge.
Variable Personalkosten schwanken dagegen je nach Leistung oder Zeit, etwa durch Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder Provisionen.
Viele Arbeitgeber unterschätzen vor allem die indirekten Kosten. Dabei können diese bis zu 20 bis 30 Prozent des Bruttoentgelts ausmachen. Das entscheidet beim Berechnen oft darüber, ob eine neue Stelle wirklich rentabel ist.
Formel zur Berechnung der Personalkosten
Eine Formel, mit der Sie die Personalkosten berechnen, muss den Anteil der indirekten Kosten und die Höhe der variablen Kosten enthalten.
Eine einfache Grundformel lautet:
Arbeitgeberbrutto = Bruttogehalt + Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung + Umlagen + Personalnebenkosten
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt rund 20 Prozent des Bruttolohns (Stand 2026). Dazu kommen gesetzliche Umlagen wie die Arbeitslosenversicherung und freiwillige Zusatzleistungen wie Weihnachtsgeld oder Essenszuschüsse.
Beispiel 1: Gesamtkostenberechnung
Ein Angestellter erhält ein Bruttogehalt von 3.000 Euro.
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt davon 20 Prozent = 600 Euro.
Zusätzlich zahlt der Arbeitgeber 50 Euro Umlage und 100 Euro Personalnebenkosten (z. B. für Fortbildung).
Gesamtkosten berechnen: 3.000 € + 600 € + 50 € + 100 € = 3.750 €
Beispiel 2: Gesamtkostenberechnung
Ein Mitarbeiter mit 2.500 Euro Bruttolohn erhält 10 Prozent Weihnachtsgeld (250 Euro).
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt 500 Euro.
Die Lohnnebenkosten (z. B. Betriebsrente) 150 Euro.
Gesamtkosten berechnen: 2.500 € + 500 € + 250 € + 150 € = 3.400 €
Diese Gesamtkostenberechnungen können Sie mit dem Rechner für alle Angestellten Ihres Unternehmens durchführen. So behalten Sie den Personalaufwand jederzeit im Blick.
Welche Kosten Sie als Arbeitgeber tragen
Als Arbeitgeber tragen Sie nicht nur das Gehalt bzw. den Lohn, sondern auch eine Vielzahl weiterer Kosten. Zu den wichtigsten Bestandteilen der Personalkosten gehören:
Bruttogehalt oder Bruttolohn: Vergütung vor Abzug von Steuern und Sozialabgaben
Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung: Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung
Umlagen, z. B. Umlage U1 (Krankheitskosten) und U2 (Mutterschaftskosten)
Personalnebenkosten: etwa für Fortbildungen, Arbeitskleidung, Firmenwagen oder Essenszuschüsse
Variable Leistungen, z. B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld oder leistungsabhängige Prämien
Indirekte Kosten, wie Personalverwaltung, Rekrutierung oder Einarbeitung
Tipp: Viele Arbeitgeber vergessen, dass auch die Zeit für Personalgespräche, Krankheitszeiten oder Urlaubsvertretungen Kosten verursachen. Diese sollten Sie einbeziehen, wenn Sie Ihre Personalkosten berechnen, auch wenn sie nicht direkt mit dem Lohn oder Gehalt bezahlt werden.
Personalkosten bewerten: Diese Kennzahlen sind wichtig
Um Ihre Personalkosten mit oder ohne Rechner zu ermitteln, benötigen Sie bestimmte Kennzahlen. Diese helfen Ihnen, den Personalaufwand im Verhältnis zum Umsatz oder zur Mitarbeiteranzahl zu analysieren.
Wichtige Kennzahlen sind:
Personalkosten je Mitarbeiter: durchschnittliche Kosten pro Mitarbeiter im Monat oder Jahr.
Personalkostenquote: Anteil der Personalkosten am Umsatz (z. B. 25 Prozent).
Kosten pro Stunde: Bei Projekt- oder Auftragskalkulationen.
Kosten pro Mitarbeiter und Monat: Bei Vergleichen zwischen Abteilungen oder Standorten.
Beispiel: Personalkosten pro Mitarbeiter berechnen
Ihr Unternehmen hat 10 Angestellte und Personalkosten von 35.000 Euro pro Monat.
Die durchschnittlichen Kosten pro Mitarbeiter berechnen sich folgendermaßen:
35.000 € ÷ 10 = 3.500 €
Dieses Ergebnis ist Ihre Richtzahl für die Personalplanung. Sie hilft Ihnen, zu prüfen, ob Ihre Gehaltsstruktur im Branchenvergleich wettbewerbsfähig ist. Ihre Personalkosten pro Arbeitnehmer sollten diesen Durchschnitt nicht dauerhaft übersteigen. Falls es doch vorkommt, ist das ein Warnsignal. Dann sollten Sie über effizientere Arbeitsabläufe und Prozesse nachdenken, etwa durch Automatisierung bestimmter Arbeitsschritte.
Personalkosten berechnen: 3 Beispiele
Unterschiedliche Gehälter und Zusatzleistungen schlagen sich auf das Ergebnis der Personalkosten nieder. So berücksichtigen Sie alle Größen, um die monatlich anfallenden Kosten zu berechnen.
Beispiel 1: Grundberechnung der Personalkosten mit Sonderzahlung
Ein Mitarbeiter mit 2.800 Euro Bruttogehalt erhält zusätzlich ein 13. Monatsgehalt.
Monatlicher Anteil des 13. Monatsgehalts: 2.800 € ÷ 12 = 233,33 €
Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt 560 Euro.
Gesamtkosten: 2.800 € + 560 € + 233,33 € = 3.593,33 €
Beispiel 2: Personalkosten pro Arbeitsstunde berechnen
Ein Mitarbeiter verdient 3.000 Euro brutto im Monat, der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung beträgt dabei 20 Prozent (= 600 Euro).
Außerdem kommen noch 100 Euro für Arbeitsmittel und 80 Euro für die betriebliche Altersvorsorge hinzu.
Der Angestellte arbeitet 160 Stunden im Monat.
Monatliche Gesamtkosten: 3.000 € + 600 € + 100 € + 80 € = 3.780 €
Kosten pro Arbeitsstunde: 3.780 € ÷ 160 h = 23,63 € pro Stunde
Beispiel 3: Personalkostenquote berechnen
Welchen Anteil machen die Personalkosten am Umsatz aus?
Die monatlichen Kosten für dein Personal zzgl. Gehälter, Sozialausgaben und Zusatzleistungen betragen 36.000 Euro. Dabei macht dein Unternehmen einen Umsatz von 120.000 Euro.
Personalkostenquote: 36.000 € ÷ 120.000 € x 100 = 30 %
Sicherheit über die Personalkosten gewinnen
In größeren Unternehmen kümmern sich meist eigene Finanz- oder Personalabteilungen um die Kontrolle der Personalkosten. Zu ihren Aufgaben gehört es, die Kosten für Mitarbeiter zu berechnen und kontinuierlich zu überwachen. Meist nutzen sie spezielle Software, um den Personalaufwand pro Abteilung, Projekt oder Mitarbeiter zu analysieren. Sie erstellen regelmäßige Berichte, die dem Arbeitgeber einen Überblick über die Entwicklung der Kosten geben. Diese Informationen dienen als Entscheidungsgrundlage, zum Beispiel bei Neueinstellungen, Gehaltserhöhungen oder die Einführung von Zusatzleistungen.
Kleineren Unternehmen fehlen oft die Kapazitäten für eigene Fachabteilungen für diese Aufgaben. In vielen Fällen übernehmen externe Dienstleister wie Steuerberater, Lohnbüros oder Personalberatungen die Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Diese helfen auch dabei die Gesamtkosten pro Mitarbeiter zu ermitteln.
Wenn Unklarheiten über die anfallenden Ausgaben im Unternehmen bestehen, hilft eine Unternehmensberatung. Die Berater erklären die Details der Personalkosten und wie sie berechnet werden. Zudem geben sie Hinweise zu Sozialabgaben und möglichen Optimierungen, mit denen sich die Personalkosten im Unternehmen besser steuern lassen.
