Cost of Vacancy: Was kosten unbesetzte Stellen?

 Viele Unternehmen vernachlässigen, dass auch eine unbesetzte Stelle Kosten verursacht und in den Haushalt eingeplant werden muss. Hier kommt die sogenannte Cost of Vacancy ins Spiel. Worum genau es sich bei diesem Kostenpunkt handelt und wie man die Kosten für eine unbesetzte Stelle berechnet, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Das Problem der unbesetzten Stelle: Was ist die Cost of Vacancy?

Die Cost of Vacancy (Deutsch: Kosten einer Vakanz) steht für die Kosten, die ein Unternehmen aufbringen muss, um eine bestimmte Stelle für eine gewisse Anzahl an Arbeitstagen unbesetzt zu lassen. Dementsprechend ist die Cost of Vacancy eine wichtige Kennzahl im Recruiting.

Dass Vakanzen – also unbesetzte Stellen – entstehen, hat ganz unterschiedliche Gründe. Idealerweise ist ein Unternehmen im Wachstum begriffen und kann eine neue Vakanz schaffen, die erst einmal besetzt werden muss. In vielen Fällen sind unbesetzte Stellen aber auf Kündigungen seitens der Mitarbeiter oder auf wirtschaftliche Schieflagen und Umstrukturierungen zurückzuführen.

Gerade angesichts des aktuellen Fachkräftemangels in Deutschland werden unbesetzte Stellen und die Cost of Vacancy in vielen Branchen relevanter. So suchen zahlreiche Unternehmen trotz des Ukraine-Kriegs und der Nachwirkungen der Corona-Krise laufend nach neuen Mitarbeitern und haben unbesetzte Stellen. Während die Zahl der Vakanzen steigt, schrumpft die Zahl der Erwerbsfähigen auf dem Arbeitsmarkt. Gut ist das für die Arbeitnehmer, die bei der Jobsuche die freie Wahl haben, nicht aber für die Unternehmen, die ihre unbesetzten Stellen nicht füllen können.

Weshalb entstehen Kosten bei einer unbesetzten Stelle?

Tatsächlich handelt es sich bei der Cost of Vacany für unbesetzte Stellen um indirekte Kosten, weshalb dieser Kostenpunkt für Arbeitgeber nur schwer greifbar ist. Trotzdem verursachen unbesetzte Stellen hohe Kosten und eine negative Cost of Vacancy sollte Grund genug sein, um verstärkt ins Recruiting zu investieren.

Die folgenden Faktoren fließen in die Cost of Vacancy für unbesetzte Stellen ein:

• Höhere Arbeitsbelastung im Team: Gibt es unbesetzte Stellen, übernehmen meist die Kollegen die Aufgaben der fehlenden Mitarbeiter. Je nach Teamgröße steigt dadurch die Belastung für den Einzelnen enorm an. Die langfristigen Auswirkungen der unbesetzten Stellen sind Überarbeitung, Probleme beim Zeitmanagement, Frustration, steigende Krankheitstage und Kündigungen.
• Langsamere Prozesse: Die noch vorhandenen Mitarbeiter können die fehlende Arbeitskraft zwar auffangen, aber nicht ersetzen. Zu den Auswirkungen einer hohen Cost of Vacancy gehört, dass sich die regulären Prozesse verlangsamen.
• Fehlende Innovationen: Bleibt eine Stelle unbesetzt, steigt die Arbeitsbelastung enorm an und die meisten Angestellten arbeiten nur noch reaktiv. Die Zeit und die Muße, innovative Ideen zu entwickeln, ist einfach nicht vorhanden. Dem Unternehmen fehlt es in einer solchen Situation nicht nur an Arbeitskraft und Knowhow, sondern auch an kreativen Lösungen.

Steigt die Arbeitsbelastung an, ohne dass eine Besserung absehbar ist, sorgt dies für Unzufriedenheit im Team und unter den Mitarbeitern. Motivation und Produktivität sinken. Die so ausgelöste Abwärtsspirale führt zu unzufriedenen Mitarbeitern, mehr krankheitsbedingten Ausfällen und langfristig zu einem sinkenden Umsatz.

Je länger dieser Zustand anhält, desto schneller dreht sich die Spirale. Logischerweise ergibt sich dadurch langfristig ein Wettbewerbsnachteil – beispielsweise, wenn die Kunden ausbleiben und lieber zur Konkurrenz wechseln, weil sie von dieser einen besseren Service oder eine höhere Produktqualität erwarten können.

Ein weiterer Nachteil einer hohen Cost of Vacancy ist, dass das Image als Arbeitgeber leidet. Dies kann zu einem Abwandern der Mitarbeiter und dazu führen, dass sich aussichtsreiche Kandidaten aufgrund negativer Mundpropaganda gar nicht erst bewerben. Dies verschärft die bereits schwierigen Recruiting-Bedingungen zusätzlich und lässt die Kosten für Vakanzen weiter steigen.

Unternehmen kostet eine unbesetzte Stelle also viel Geld. Die Kosten für eine Vakanz sind sehr viel höher, als wenn das Budget dafür geschaffen würde, das Personalmarketing und Recruiting auszubauen und fit für den Fachkräftemangel zu machen. Daher ist es wichtig, angesichts einer unbesetzten Stelle frühzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen und ins Recruiting zu investieren.

Wie kann man die Cost of Vacancy berechnen?

Immer noch ist es so, dass die wenigsten Unternehmen ihr Recruiting mit dem nötigen Nachdruck betreiben, um offene Vakanzen zu besetzen. Der Grund: Sie sind sich nur selten bewusst, welche negativen Ausmaße die finanziellen Auswirkungen einer unbesetzten Stelle annehmen können. Häufig ist das Management so sehr auf Kosteneinsparungen fokussiert, dass es die langfristigen Auswirkungen einer Vakanz und fehlender Maßnahmen in der Personalgewinnung gar nicht erst realisiert. Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, aufzuzeigen, welche Auswirkungen eine Vakanz und eine hohe Cost of Vacancy für das Unternehmen haben können.

Dafür, wie wichtig es ist, die Cost of Vacancy zu kennen, spricht auch, dass sie bei der Verhandlung des Recruiting-Budgets ein schlagkräftiges Argument darstellt. Bei der Berechnung der Cost of Vacancy geht man davon aus, dass jeder Mitarbeiter mit seiner Arbeitsleistung einen bezifferbaren Anteil am Gesamtumsatz erwirtschaftet. Das bedeutet, dass dieser Umsatz dem Unternehmen fehlt, wenn die Stelle nicht besetzt ist.

Für die Berechnung der Cost of Vacancy benötigt man das Jahresgehalt des Mitarbeiters und die Zahl seiner Arbeitstage. Um zu einer aussagekräftigen Kennzahl zu kommen, teilt man das Jahresgehalt des Mitarbeiters durch die Zahl der Arbeitstage. Das Gehalt, das der Mitarbeiter pro Arbeitstag erhalten würde, wird dann mit dem Faktor 1, 2 oder 3 multipliziert. Welcher Faktor greift, hängt von der wirtschaftlichen Bedeutung der Stelle für das Unternehmen ab.

Anschließend multipliziert man das Ergebnis mit der “Time to Hire” – also der Anzahl der Tage, die es normalerweise dauert, die Stelle neu zu besetzen.

Die folgende beispielhafte Berechnung zeigt, wie die Berechnung der Kosten einer Vakanz aussehen kann:

Die Stelle einer Führungskraft im Vertrieb soll neu besetzt werden. Die Stelle hat ein Jahresgehalt von 90.000 Euro und nimmt direkten Einfluss auf das Unternehmensergebnis. Bei der Berechnung kommt daher der Faktor 3 zum Einsatz.

Formel für die Berechnung:

Cost of Vacancy = Jahresgehalt : Ø Arbeitstage * Faktor 3 * Ø Time to Hire

90.000 Euro (Jahresgehalt) : 251 (Arbeitstage) = 359 Euro/Tag
339 Euro * 3 (Faktor) = 1.076 Euro/Tag
1.016 Euro * 120 (Tage) = 121.920 Euro

Bleibt die Stelle der Führungskraft im Vertrieb etwa 4 Monate unbesetzt, kostet es das Unternehmen 121.920 Euro. Das ist viel mehr, als das Einkommen der unbesetzten Stelle. Mit der fehlenden Arbeitskraft, dem fehlenden Knowhow und der Unzufriedenheit der Mitarbeiter wegen Überlastung steigen die Kosten ins Unermessliche.