Referenzschreiben: So steigert eine Empfehlung Ihre Jobchancen

Referenzschreiben sind eine moderne Möglichkeit für Sie, sich bei der Bewerbung auf Jobs sowie Führungspositionen positiv von anderen Bewerbern abzuheben. Um den besten Nutzen aus Ihren Referenzen zu ziehen, ist der gekonnte Einsatz jedoch Voraussetzung. Wir zeigen Ihnen, was ein Referenzschreiben ist, wie es aufgebaut sein sollte und wie Sie mit Referenzen den größtmöglichen Nutzen aus Ihren bisherigen Erfolgen herausholen.

Referenzen im Bewerbungsprozess – so machen Sie den Unterschied

Bei hart umkämpften Stellen mit vielen Kandidaten und bei der Besetzung von höheren Positionen machen Referenzen als Empfehlung oftmals den entscheidenden Unterschied. Während ein Arbeitszeugnis einen allgemeinen Überblick gibt, geht ein Referenzschreiben in die Tiefe, präsentiert Ihre Persönlichkeit und ergänzt Ihren Auftritt im Bewerbungsprozess perfekt. Denn im Gegensatz zum gesetzlich vorgeschriebenen Zeugnis werden Referenzen von geeigneten Fürsprechern freiwillig gegeben.

Referenzschreiben machen Ihre Bewerbung individueller und bestätigen die hervorragende Zusammenarbeit mit ehemaligen Auftraggebern oder als Mitarbeiter. Sie zeigen mehr als ein Arbeitszeugnis, zum Beispiel Ihre konkreten Erfolge im bisherigen Werdegang, und enthalten nahbare Einschätzungen von Referenzgebern. Referenzschreiben werden von Personen verfasst, die Ihre Arbeitsweise optimal aus erster Hand beurteilen können.

Zu unterscheiden sind Referenzschreiben von Empfehlungen. Während Empfehlungsschreiben auf ein bestimmtes Stellenangebot hin zugeschnitten werden und als Empfänger auch das Unternehmen enthalten, bei dem Sie sich bewerben, sind Referenzschreiben allgemein gehalten und können jeder Ihrer Bewerbungen beigefügt werden.

Fürsprecher, die Referenzschreiben für Sie verfassen können

Es stimmt zwar, dass es umso besser ist, je höher die Position des Vorgesetzten ist, der ein solches Schreiben für Sie verfasst. Allerdings eignen sich als Aussteller prinzipiell alle Personen, die Ihre Arbeitsweise und Persönlichkeit zuverlässig beurteilen können.

Dazu gehören:

• ehemalige Vorgesetzte und Führungskräfte
• ehemalige Projektleitende
• ehemalige weisungsbefugte Kollegen
• vertrauenswürdige und namhafte Geschäftspartner
• ggf. Professoren, Mentoren, Praktikumsbetreuer
• für Freiberufler: zufriedene Auftraggeber, die einen guten Ruf haben

Der beste Einsatz von Referenzschreiben

Bei Referenzen gilt: Qualität ist wichtiger als Quantität. Sie sollten nicht zu viele Schreiben verwenden, aber auch nicht zu wenige. Am besten sind maximal drei Referenzen, auf jeden Fall mehr als eine. Nur ein einziges solches Schreiben lässt Arbeitgeber vermuten, dass es Ihre einzige positive Referenz ist. Zu viele Referenzschreiben bedeuten für Arbeitgeber unnötig viel Aufwand.

Referenzen können Sie sowohl im Lebenslauf auflisten und im Anschreiben erwähnen, als auch als separates Dokument in der Bewerbungsmappe aufführen. Im Lebenslauf listen Sie Ihre Referenzen am Ende unter einem gesonderten Unterpunkt wie „Qualifikationen“. Entscheiden Sie sich für die Erwähnung im Anschreiben, sollte sie im Schlusssatz vorkommen. Die Referenzschreiben selbst platzieren Sie in der Bewerbungsmappe nach dem Lebenslauf, aber vor dem ersten Zeugnis.

Der gelungene Aufbau eines Referenzschreibens

Grundsätzlich können Referenzgeber die Referenzschreiben frei formulieren. Das ist einer der Gründe, warum sie persönlicher sind, das Anschreiben und den Lebenslauf ergänzen und Ihre Qualifikationen über die Angaben in den Arbeitszeugnissen hinaus erfassen. Dennoch sollten bestimmte Inhalte enthalten sein, damit das Schreiben und der Aufbau aussagekräftig und professionell wirkt:

• Angaben zu Ihrer Person, dem Unternehmen/Referenzgeber
• Kontaktdaten des Referenzgebers für Rückfragen
• Kennzeichnung, dass es sich um ein Referenzschreiben für Sie handelt
• Daten zum ehemaligen Beschäftigungsverhältnis
• Inhalt: Beschreibung von Tätigkeiten und Fähigkeiten, Eingehen auf Ihre Leistungen, Beurteilung Ihres Sozialverhaltens und Ihrer Persönlichkeit
• Dankesformel zur Zusammenarbeit
• am besten maximal eine DIN-A4-Seite lang

Diese Vorteile verschaffen Ihnen Referenzschreiben

Die Praxis, Referenzschreiben zu verfassen, hat sich in Deutschland noch nicht umfassend durchgesetzt. Deswegen hilft Ihnen eine Bewerbung mit Referenzschreiben, sofort einen positiven Eindruck von Ihrer Persönlichkeit bei Arbeitgebern zu erzeugen und sich von Bewerbern ohne Referenzen abzuheben. Arbeitgeber erkennen darüber hinaus, dass Sie für andere Unternehmen eine Bereicherung waren.

Referenzschreiben, die zu der Stelle passen, auf die Sie sich bewerben, und die Sie sorgfältig auswählen, zeigen Empfängern, dass Sie sich gründlich auf die Stellenausschreibung und den Bewerbungsprozess vorbereitet haben. Zum Beispiel glänzen Sie als Freiberufler mit Referenzen von zufriedenen Auftraggebern, die Ihnen einen ausgezeichnet ausgeführten Auftrag bestätigen. Oder wenn Sie in Bereichen wie Webseitendesign, Immobilien oder Finanzgeschäften selbstständig tätig sind, machen Sie mit Referenzen den Unterschied bei der Gewinnung eines neuen Auftrags und wichtigen neuen Geschäftspartnern.

Aber auch als Mitarbeiter helfen Ihnen Referenzschreiben, Arbeitgeber von Ihren Leistungen und Ihrer Qualifikation für höhere Positionen zu überzeugen. Auch für spätere Gehaltsverhandlungen hilft es, wenn Referenzschreiben für Sie einen starken Eindruck hinterlassen.

Referenzschreiben haben nicht nur Vorteile für Sie, sondern sind auch für Arbeitgeber eine willkommene Orientierungshilfe bei der Frage, welche Kandidaten zu Vorstellungsgesprächen eingeladen werden sollen.

Egal, ob Sie sich um ein Forschungsstipendium bemühen, eine Führungsposition in einer Marketingabteilung einnehmen möchten oder Unternehmen von Ihren IT-Dienstleistungen überzeugen wollen: Referenzschreiben verschaffen Ihnen klare Vorteile gegenüber anderen Bewerbern und machen Sie konkurrenzfähig mit Kandidaten, die ebenfalls Referenzen aufweisen können.

Wichtig: Wenn Sie in Ihrem Anschreiben Referenzpersonen nennen, im Lebenslauf Referenzen von ehemaligen Kollegen auflisten oder Referenzschreiben in die Bewerbungsmappe einpflegen, müssen Sie natürlich den Aussteller darüber informieren und ggf. abklären, ob Sie die Person als Referenz nennen können.

Tipps für gelungene Formulierungen

Als Tipp zeigen die folgenden Beispiele, wie Referenzschreiben Erfolge aus der beruflichen Laufbahn hervorheben und persönliche Stärken und Soft Skills überzeugend dargestellt werden können:

„Herr/Frau Muster entwickelte in seiner/ihrer Zeit in unserem Unternehmen mehrere Ablaufkonzepte, die die Produktionseffizienz merklich erhöht haben. Er/Sie arbeitete äußerst strukturiert, zielbewusst und stellte feinstes Fingerspitzengefühl im Umgang mit Mitarbeitern unter Beweis.“

„Herr/Frau Muster gelang es, mit ausgeprägter Kommunikationsstärke zwischen Abteilungen mit unterschiedlichen Interessen zu vermitteln und entwickelte dank seiner/ihrer Innovationsfähigkeit stimmige, leicht verständliche Gesamtkonzepte aus komplexen technischen Vorgängen.“

Fazit

Ein überzeugendes Referenzschreiben kann Ihre Bewerbung stärken und Ihnen dabei helfen, sich von anderen Kandidaten abzuheben. Wie das Empfehlungsschreiben ergänzt es die klassischen Bewerbungsunterlagen um eine persönliche Einschätzung Ihrer Leistungen und Ihrer Arbeitsweise.

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