Firmenwagen: Diese Regeln sollten Sie als Arbeitnehmer kennen

Ein Firmenwagen kann Ihnen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden. Doch es gilt bei der Nutzung eines Dienstwagens einiges zu beachten, beispielsweise bei der privaten Nutzung oder der Versteuerung als geldwerten Vorteil.

Der Dienstwagen geschäftlich und privat

Ein Fahrzeug gilt dann als Dienstwagen, wenn Sie es von Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt bekommen, um geschäftliche Fahrten erledigen zu können. Anfallende Kosten werden grundsätzlich vom Unternehmen getragen, dazu gehören zum Beispiel Versicherungen, Wartungen sowie Reparaturen des Wagens. Ein Dienstwagen kann Arbeitnehmern auch zur privaten Nutzung zur Verfügung stehen. In diesem Fall ist jedoch zu berücksichtigen, dass eine Versteuerung als geldwerter Vorteil erfolgen muss. Welche Regelungen gelten, ist mit dem Arbeitgeber abzuklären.

Kosten für einen Dienstwagen

Wenn Sie Ihren Firmenwagen auch privat nutzen dürfen, kann dies eine finanzielle Entlastung für Sie als Arbeitnehmer darstellen. Jedoch sind Sie in diesem Fall dazu verpflichtet, den privaten Nutzungsanteil des Fahrzeugs als geldwerten Vorteil zu versteuern. Der geldwerte Vorteil wird grundsätzlich durch eine Pauschalregelung festgelegt, welche den Bruttolistenpreis des Wagens sowie den prozentualen Anteil der Privatnutzung berücksichtigt. Der ermittelte Wert wird dem Bruttoeinkommen angerechnet und in der Lohnabrechnung erfasst, um in Ihrer Steuerklasse versteuert zu werden.

Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber nicht von einem Pauschalbetrag ausgeht, sondern die tatsächlich anfallenden Kosten anrechnet. Dann sind Sie als Arbeitnehmer dazu verpflichtet, alle anfallenden Kosten des Dienstwagens nachzuweisen und bei der Steuererklärung geltend zu machen. Um die Kosten nachweisen zu können, kann ein Fahrtenbuch genutzt werden, in dem Sie das Datum und die gefahrenen Kilometer genau dokumentieren.

Vorteile und Nachteile eines Dienstwagens

Vorteile eines Dienstwagens:

finanzielle Entlastung
Fahrzeug zur Verfügung ohne Kauf übernehmen
bei Reisetätigkeit im Beruf flexibel

Nachteile eines Dienstwagens:

verpflichtende Versteuerung
eventuelle Einschränkungen bei der Nutzung

Vor- und Nachteile sollten genau bedacht und abgewogen werden. Falls Sie Bedenken haben, können Sie mit Ihrem Arbeitgeber möglicherweise verhandeln, sodass Sie gemeinsam einen guten Kompromiss für die Nutzung des Firmenwagens finden.

Welche Rechte haben Sie bei der Nutzung eines Firmenwagens?

In jedem Fall dürfen Sie den Firmenwagen nutzen, um Fahrten durchzuführen, die beruflich notwendig sind – dies ist schließlich der grundlegende Zweck eines Dienstwagens. Zu den Dienstfahrten zählen beispielsweise Fahrten, die unvermeidbar sind, um Geschäftstermine wahrzunehmen oder um Kunden zu erreichen. Auch der Arbeitsweg kann als Dienstfahrt gelten, wenn das Fahrzeug als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt wird.

Wichtig ist, dass Sie die Nutzungsbedingungen des Dienstwagens genau einhalten. Dies kann auch bedeuten, dass Sie sich an eine festgelegte Kilometeranzahl pro Jahr halten müssen. Um gefahrene Kilometer, die mit dem Firmenwagen zurückgelegt wurden, festzuhalten, empfiehlt sich die Nutzung eines Fahrtenbuchs. Ein Fahrtenbuch bietet Ihnen somit einen wichtigen Vorteil. Es ist auch möglich, dass Sie zum Gebrauch eines Fahrtenbuchs durch Ihren Arbeitgeber verpflichtet werden, damit auch zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehbar ist, in welchem Ausmaß die Privatnutzung des Firmenwagens erfolgt ist. Belege vom Tanken sind ebenfalls zu behalten und dem Arbeitgeber vorzulegen.

Darüber hinaus ist es auch Ihre Pflicht, den Firmenwagen zu pflegen und instand zu halten, sodass Schäden oder Verschmutzungen am Dienstwagen vermieden werden können. Kommt es dennoch zu einem Unfall oder einer Beschädigung am Firmenwagen, ist es als Arbeitnehmer Ihre Pflicht, Ihren Arbeitgeber über den entstandenen Schaden zu informieren und eine Unfallmeldung des Fahrzeugs vorzunehmen.

Grundsätzlich gilt, dass Sie als Arbeitnehmer davon ausgehen müssen, dass Sie den Firmenwagen nicht privat nutzen dürfen. Andernfalls müssen Regelungen zur Privatnutzung festgelegt und eingehalten werden, damit Sie als Arbeitnehmer von den Vorteilen des Firmenwagens profitieren. Wenn eine Privatnutzung erfolgt, sollte ein Fahrtenbuch geführt werden, um gefahrene Kilometer festzuhalten.

Wichtig für Sie als Arbeitnehmer ist es, Regelungen zur Privatnutzung des Firmenwagens genau mit Ihrem Arbeitgeber zu besprechen. Ist der Firmenwagen nicht zur Privatnutzung gedacht, sollten Sie dies als Arbeitnehmer unbedingt einhalten. Arbeitnehmer, die den Firmenwagen ohne Zustimmung privat nutzen, riskieren arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Das Fazit: Absprache mit dem Arbeitgeber

Wenn Sie als Arbeitnehmer einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen, ist es wichtig, dass Sie mit Ihrem Arbeitgeber genau besprechen, in welchem Rahmen Sie das Fahrzeug nutzen dürfen. Erfolgt eine private Nutzung, ist Ihnen möglicherweise vorgeschrieben, wie viele Kilometer pro Jahr Sie privat mit dem Firmenwagen zurücklegen dürfen. Am wichtigsten ist, dass Sie als Arbeitnehmer genau berücksichtigen, welcher steuerliche Regelung in Ihrem individuellen Fall eintritt. Wenn Sie die Regelungen berücksichtigen und den Wagen auch privat nutzen dürfen, kann ein Dienstwagen viele Vorteile für Sie als Arbeitnehmer mitbringen. Eine genaue Absprache mit Ihrem Arbeitgeber stellt eine gute Basis für die Nutzung eines Firmenwagens dar.