Dienstreise: Was zählt als Arbeitszeit, was als Freizeit?

Dienstreisen sind ein wesentlicher Bestandteil vieler Beschäftigungsverhältnisse und können für Mitarbeitende eine Vielzahl von Aufgaben umfassen, darunter Kundentermine, Konferenzteilnahmen, Schulungen oder Geschäftstreffen. Oft wird das Reisen vom Arbeitnehmer als schöne Abwechslung innerhalb des Büroalltags wahrgenommen und bietet die Chance, Geschäftsbeziehungen zu vertiefen oder gemeinsame Projekte zu planen. Ein zu hohes Dienstreiseaufkommen dagegen kann das Stresslevel erhöhen und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf erschweren.

Durch die Corona-Pandemie hatte sich die Sicht auf Dienstreisen kurzfristig stark verändert. Aktuell sieht man jedoch wieder einen starken Anstieg. Umso wichtiger ist es, sich jetzt mit der geltenden Regelung beim Reisen während der Arbeitszeit vertraut zu machen. Primär sollten Sie sich sicher fühlen, welche Regelung in Bezug auf Wegezeiten und Fahrzeit oder die Wahl des Verkehrsmittels gilt und wo auf Dienstreisen Freizeit anfängt. Speziell für Jobanfänger und Neueinsteiger kann dies oft verwirrend sein und zu Unsicherheiten führen, die sich vermeiden lassen, damit man mit Selbstbewusstsein in den neuen Job starten kann.

Im Folgenden klären wir die wichtigsten Fragen zu Arbeitszeit, dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Überstunden und Übernachtungen.

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise ist eine Reise, die ein Mitarbeiter im Auftrag seines Arbeitgebers unternimmt, um geschäftliche Ziele zu erreichen. Diese Ziele können vielfältig sein, von Kundenbesuchen über Konferenzteilnahmen bis hin zu Projektinspektionen. Inhalt, Dauer und Ort der Dienstreise sind nicht per se vorgegeben, sondern werden von Fall zu Fall zwischen dem Arbeitnehmer und dem Unternehmen abgestimmt. Nicht immer, aber häufig geht eine Dienstreise mit ein oder mehreren Übernachtungen oder einer mehrstündigen Anreise einher.

Sieht der eigene Job eine gesteigerte Reisetätigkeit während der Arbeitszeit vor, sollte dies im Arbeitsvertrag festgehalten werden, bevor der Arbeitnehmer diesen unterzeichnet.

Was ist der Unterschied zum Dienstgang?

Der Unterschied zwischen einer Dienstreise und einem Dienstgang liegt hauptsächlich in der Dauer und dem Zweck der Arbeit. Dienstreisen sind in der Regel länger und erfordern möglicherweise Übernachtungen an einem anderen Ort. Dienstgänge sind hingegen kurze Tätigkeiten während der Arbeitszeit, die normalerweise in der gleichen Stadt oder in der Nähe von Dienst- oder Wohnort stattfinden. Um einen Dienstgang handelt es sich beispielsweise beim Gang des Arbeitnehmers zur Post, dem Einkauf von Druckerpatronen oder dem persönlichen Überbringen wichtiger Dokumente.

Welche Tätigkeiten gelten bei Dienstreisen als Arbeitszeit, welche nicht?

Während einer Dienstreise gelten alle Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit stehen, als Arbeitszeit. Dazu gehören Präsentationen, Kundenbesuche, Schulungen, Networking-Events und andere Tätigkeiten, die den Zweck der Reise unterstützen. Gibt es beispielsweise im Anschluss an eine Schulung noch ein gemeinsames verpflichtendes Abendessen mit Zweck der Vernetzung und Intensivierung der Kontakte, zählt dies für Sie ebenfalls als Arbeitszeit. Entscheiden Sie jedoch spontan, mit Kollegen noch eine Pizza essen zu gehen, obwohl der offizielle Teil der Veranstaltung abgeschlossen ist, handelt es sich hierbei um Freizeit.

Wer im weitesten Sinne Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst oder für den Staat angestellt ist, hat dabei genaue Vorgaben, die jederzeit im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nachgeschaut werden können. Aber auch nicht staatliche Arbeitgeber sind verpflichtet, sich an bestimmte arbeitszeitrechtliche Grundpfeiler zu halten: Die Arbeitszeit darf auch auf Dienstreisen nicht mehr als 8 Stunden betragen, in Ausnahmen bis zu 10 Stunden. Auch die Ruhezeit von 11 Stunden zwischen Ende der Arbeitszeit bis zur Wiederaufnahme der Arbeit sollte unbedingt eingehalten werden.

Wann zählen die Reisezeiten als Arbeitszeit?

Hierbei handelt es sich um die wahrscheinlich komplizierteste Frage im Bereich Dienstreisen. Sie als Arbeitnehmer sollten unbedingt mit der eigenen Personalabteilung und dem Vorgesetzten sprechen sowie einen Blick in den eigenen Arbeitsvertrag werfen, da dies sehr unterschiedlich gehandhabt wird. Man muss hier differenzieren zwischen der Reisezeit zu einer Dienstreise und der täglichen Fahrtzeit zum Erreichen des Arbeitsplatzes, die nicht als Arbeitszeit zu werten ist.

Sollte der Arbeitgeber den Auftrag erteilt haben, dass die Reisezeit mit dem Pkw erfolgen soll, zum Beispiel, weil der Zielort schlecht erreichbar ist oder viel Material transportiert werden soll, zählt dies als Arbeitszeit. Die Wahl eines öffentlichen Verkehrsmittels kann unterschiedlich ausgelegt werden. Arbeiten Sie als Arbeitnehmer oder gab es auch hier Anordnungen, bestimmte Aufgaben zu erfüllen, zählt es wiederum als Arbeitszeit. Das bloße Sitzen allein wird oft jedoch als Ruhezeit gewertet.

Wie sieht es bei Übernachtungen aus?

Auch wenn das Reisen vom Arbeitgeber angeordnet wurde und eine oder mehrere Übernachtungen notwendig macht, zählen diese nicht als Arbeitszeit. Hier greift die Ruhezeit, an die sich der Arbeitgeber zu halten hat. In dieser Zeit können Sie Ihre Zeit nach eigenen Wünschen gestalten, daher gilt dies auch auf Dienstreisen als Freizeit. Anders sieht es aus, wenn Sie auch nach Ende des Tagesprogramms Stunden verbringen, um reguläre E-Mails zu beantworten, Präsentationen vorzubereiten oder an anderen Geschäftsterminen teilzunehmen. Dies zählt als Arbeitszeit und muss entsprechend vermerkt werden.

Gibt es bei Dienstreisen Überstunden?

Definitiv. Als Faustregel hat sich gezeigt, je länger die Dienstreise ist, desto mehr Überstunden fallen an. Für die geleisteten Überstunden während der Dienstreisezeiten sollte eine entsprechende Vergütung erfolgen oder ein Ausgleich durch Freizeit vom Arbeitgeber geschaffen werden, gemäß der geltenden arbeitsvertraglichen Regelung und den gesetzlichen Bestimmungen.

Dienstreisen sind eine wichtige Facette vieler Berufe, die sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich bringen. Indem Arbeitgeber und Arbeitnehmer die rechtlichen Rahmenbedingungen der Fahrten verstehen und klare Vereinbarungen treffen, können Missverständnisse vermieden werden. Auch ein Blick ins ArbZG kann bei der Bestimmung von Arbeitszeit helfen.

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