Wie Sie als Arbeitgeber gekonnt ein Bewerbungsgespräch führen

Das Bewerbungsgespräch ist nicht nur ein Test für den Jobsuchenden. Hier zeigt sich auch, wer als Arbeitgeber sein Unternehmen souverän präsentieren kann. Ein Bewerbungsgespräch zu führen, ist eine Kunst, die von guter Vorbereitung und klarer Struktur abhängt. Wenn Sie als Arbeitgeber einen seriösen Eindruck hinterlassen wollen, lernen Sie hier, wie Sie das Bewerbungsgespräch professionell gestalten.

Die richtige Vorbereitung auf das Gespräch

Ein gutes Gespräch beginnt mit einer gründlichen Vorbereitung: Das gilt sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Kandidaten. Als Recruiter oder Arbeitgeber sollten Sie sich sorgfältig auf die Situation vorbereiten und vor allem die folgenden Punkte beachten:

• Stellenanzeige im Detail kennen: Stellen Sie sicher, dass Sie genau im Blick haben, welche Voraussetzungen in der Stellenanzeige beschrieben wurden und welche Informationen vermittelt wurden. So können Sie sowohl die Eignung des Kandidaten prüfen als auch wie gut dieser sich vorbereitet hat.
• Stellenbeschreibung: Überlegen Sie sich im Vorfeld, wie Sie die Stelle beschreiben und welche Fähigkeiten und Aufgaben Priorität haben sollten. Vielleicht laden Sie weitere Personen aus der Fachabteilung ein, die sich mit der offenen Position und dem Arbeitsalltag am besten auskennen.
• Lebenslauf und Qualifikationen prüfen: Machen Sie sich gut mit den Bewerbungsunterlagen des Bewerbers vertraut und notieren Sie sich, welche Fragen auftreten. Fehlen beispielsweise Nachweise oder haben Sie Fragen zum Lebenslauf, können Sie gezielt im Gespräch darauf hinweisen.
• Informationen zum Unternehmen: Falls Sie die wichtigsten Fakten zu Ihrem Unternehmen nicht im Kopf haben, sollten Sie sich diese Informationen notieren. Auch die Arbeitsatmosphäre und die Unternehmenskultur sollten zur Sprache kommen, damit sich die Bewerber ein besseres Bild verschaffen können. Außerdem können Sie so feststellen, ob der Kandidat auch menschlich gut ins Team passt.
• Gespräch gut strukturieren: Notieren Sie sich eine Reihenfolge und Struktur für das Gespräch, damit Sie nichts vergessen und sicher durch das Vorstellungsgespräch leiten können.
• Fragenkatalog erstellen: Halten Sie eine Liste mit den wichtigsten Fragen bereit, damit Sie keine wichtigen Punkte übersehen. Dadurch haben Sie nach dem Gespräch auf jeden Fall alle relevanten Informationen.

Am besten erstellen Sie eine kurze Checkliste mit diesen Punkten, um während der Vorbereitung und während des Gesprächs einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Das Bewerbungsgespräch führen: Begrüßung, Smalltalk und Co.

Ein gutes Vorstellungsgespräch ist strukturiert, höflich und informativ. Schaffen Sie von Anfang an eine angenehme Atmosphäre, damit sich der Bewerber gleich wohlfühlt. Denken Sie daran, dass der erste Eindruck für beide Seiten sehr entscheidend ist.

Legen Sie Wert auf eine freundliche Begrüßung, einen festen Händedruck und ein wenig Smalltalk zu Beginn des Gesprächs. So lockern Sie die Stimmung etwas auf. Erklären Sie dem Bewerber anschließend den Ablauf des Vorstellungsgesprächs und informieren Sie ihn in diesem Rahmen auch über die geplante Dauer.

Ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch lebt von einer ausbalancierten Mischung aus Fragen, Informationen und aktivem Zuhören. Gezielte Fragen sorgen dafür, dass Sie alle Informationen über den Kandidaten erhalten, die Sie benötigen. Außerdem geben Sie ihm gleichzeitig die Möglichkeit, sich ein gutes Bild über das Unternehmen zu verschaffen.

Tipp: Achten Sie auf die Reaktionen des Kandidaten. Daran sehen Sie oft, wie gut er ins Team passen würde oder eben nicht.

Hören Sie dem Bewerber aktiv zu – zeigen Sie dies durch Nicken, Blickkontakt und ggf. Rückfragen. Machen Sie sich Notizen und lassen Sie dem Kandidaten den Großteil der Redezeit. Schließlich geht es vor allem darum, möglichst viel über ihn zu erfahren, besonders wenn Sie die Wahl zwischen mehreren passenden Kandidaten haben.

Bewerbungsgespräch führen: Die richtigen Fragen stellen

Ein Bewerbungsgespräch lebt von offenen Fragen. Diese Fragen zielen darauf ab, mehr als nur ein einfaches Ja oder Nein zu entlocken. Orientieren Sie sich an solchen Fragen, damit der Bewerber möglichst ausführlich antworten muss und Ihnen ehrliche, ausführliche Einblicke geben kann. Stellen Sie Ja-oder-Nein-Fragen, besteht das Risiko, dass das Gespräch stark abgekürzt wird. Außerdem geben Sie dem Bewerber damit möglicherweise bereits die Antwort vor, nach der Sie suchen. Offene Fragen sorgen deutlich effektiver für ehrliche Antworten.

Tipp: Nutzen Sie die sogenannten W-Fragen als Leitfaden. Fragen, die mit „Was“, „Wie“ und „Warum“ beginnen, geben dem Kandidaten viel Raum für detaillierte Antworten.

Wie lange sollte ein Bewerbungsgespräch dauern?

Die Dauer eines Bewerbungsgesprächs sollte in der Regel etwa 30 bis 60 Minuten betragen. Die genaue Zeit ist allerdings abhängig von mehreren Faktoren:

• Art der Position: Einstiegspositionen nehmen meist weniger Zeit in Anspruch als Führungspositionen. Letztere können durchaus auch um die 90 Minuten dauern.
• Struktur des Unternehmens: Sind aufgrund der Struktur des Unternehmens mehrere Mitarbeiter am Gespräch beteiligt, dauert das Bewerbungsgespräch in der Regel länger.
• Inhalt des Gesprächs: Handelt es sich um ein zweites Gespräch, in dem detaillierte Informationen und Fachwissen erfragt werden, verlängert dies die Dauer. Das Gleiche gilt für Bewerbungsgespräche, die praktische Übungen, Tests und Fallstudien beinhalten.

Tipp: Erstellen Sie einen Leitfaden mit den wichtigsten Inhalten des Gesprächs und überlegen Sie genau, wie viel Zeit jeder Abschnitt etwa in Anspruch nehmen sollte. Stimmen Sie dies mit den Kollegen ab, die eventuell am Bewerbungsgespräch beteiligt sind. Gleichen Sie auch den Fragenkatalog mit den Mitarbeitenden ab.

Ziel des Bewerbungsgesprächs

Wenn Sie ein erfolgreiches Bewerbungsgespräch führen möchten, sollten Sie stets das Ziel im Auge behalten: Am Ende des Gesprächs möchten Sie einen guten Eindruck vom Bewerber haben. Das beinhaltet nicht nur die Eignung für die Position, sondern auch ein menschliches Bild. Wie gut passt der Kandidat zum Team? Wie gut passt er zur Unternehmensphilosophie? Solche Fragen sollten Sie so sicher wie möglich beantworten.

Bewerbungsgespräch führen und sicher beenden

Haben Sie ein gutes Bild der Person erhalten, gilt es, einen ordentlichen Abschluss des Gesprächs zu finden. Werfen Sie einen letzten Blick auf Ihre Checkliste und stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen haben. Geben Sie an dieser Stelle auch dem Bewerber Gelegenheit, Fragen zu stellen. Die Fragen der Person geben nicht nur Gelegenheit, letzte Unklarheiten zu beseitigen. Sie zeigen auch, wie viel der Kandidat über die Stelle verstanden hat und wie gut er sich vorbereitet hat. Sie können auch einen Eindruck darüber verschaffen, welche Interessen und Prioritäten die Person hat.

Fazit: Bewerbungsgespräch führen und sicher beenden

Ein gutes Gespräch lebt von einem strukturierten Ablauf und einer sicheren Leitung. Als Arbeitgeber sollten Sie insbesondere darauf achten, einen Eindruck von der fachlichen und sozialen Eignung des Kandidaten zu erhalten. Schließlich möchten Sie am Ende eine gute Entscheidung treffen können. Dafür sollten Sie wissen, ob der Kandidat die ihm gestellten Aufgaben erfüllen kann und ob er menschlich gut ins Unternehmen passt. Die Details eines Gesprächs hängen auch von der individuellen Situation ab: Auf welche Position bewirbt sich der Kandidat, wie viele Personen sind am Gespräch beteiligt und wie gut sind beide Seiten vorbereitet? Eine gute Planung und das Abarbeiten einer Checkliste helfen Ihnen, ein seriöses und freundliches Gespräch aufzubauen.